Как вести себя на деловых переговорах. Правила для начинающих

Тщательно готовьтесь к переговорам

Константин Смирнов, эксперт по переговорам и преподаватель в МГИМО и РАНХиГС, говорил, что тщательная подготовка — это 80% успеха на переговорах. Именно она помогает снизить риски сказать не то, сделать не так и выставить себя в плохом свете.

Базовые правила подготовки:

• Сформулировать цель переговоров.
• Определить их суть — партнерские или конкурентные.
• Получить больше информации о другой компании и ее представителях.
• Продумать сценарий переговоров.
• Подобрать инструменты для коммуникации.

Подробно о подготовке к переговорам мы рассказали в отдельном материале.

Пройдитесь по правилам делового этикета

Деловой этикет во многом совпадает с обычным — светским, но в нем нет внимания к полу и возрасту. Фокус делают на статусе человека. Поэтому возникают различия, например в приветствии.

Уважайте время собеседника

Базовое правило: приезжать на переговоры на 5–10 минут раньше, чтобы не заставлять вторую сторону ждать.

Переговоры должны продолжаться ровно столько, сколько на них отведено времени по договоренности сторон. Неформальные разговоры принято выносить за рамки переговоров процесса.

Правильно приветствуйте и знакомьтесь с участниками переговоров

Правило звучит наивно, но в начале встречи действительно важно, как вы поприветствуете участников переговоров. Особенно если вы встретились с иностранной стороной. От того, кто протянет руку первым, зависит сделка в Азии. Но и в СНГ на это тоже как минимум подсознательно обратят внимание.

Написанные правила делового этикета регламентируют:

• Первым здоровается тот, кто назначил встречу или вошел в помещение, где уже есть другая сторона.
• Партнера более низкого статуса (должности) представляют партнеру, который статусом (должностью) выше. Или он представляется сам.
• Руку протягивает тот, кто выше по должности или статусу.
• Женщина первой подает руку для приветствия, если ее статус или должность выше.
• Если коллега статусом ниже первым протянул вам руку, стоит ее пожать, а не указывать на этикетную ошибку.
• Участники обращаются друг к другу в соответствии со степенью их знакомства и договоренностей. Малознакомые партнеры — на «вы», по имени и отчеству. При более близком знакомстве и договоренности возможны менее формальные варианты.

Когда статусы всех участников переговоров равны, то пол и очередность не имеют значения в приветствии.

Уважайте личные границы

Деловые переговоры — это формальная беседа, но правила для нее перекликаются с классическими правилами этикета, в которых избегают личных, «острых» (политика, религия и т. п.) тем и негатива («у вас в городе такие жуткие пробки»). Позитивное начало встречи — половина успеха.

Живые эмоции, шутки допустимы. Ими пользуются не только предприниматели, но и политики на высоком уровне. Место шуткам находится даже на переговорах Владимира Путина и Дональда Трампа. Но юмор в деловом общении требует хорошего владения ситуацией и собственно хорошего чувства юмора.

Контролируйте свои эмоции

Деловая коммуникация устанавливает рамки даже на жесты и мимику. Эксперты обращают внимание, что превращаться в робота не нужно, ведь люди ищут контакт с людьми, а не с машинами. Но важно проявлять умеренную сдержанность.

Слишком активное проявление эмоций, даже положительных, может повлиять и на исход переговоров и на дальнейшую совместную работу.

Если во время разговора накатывают эмоции из-за слов собеседника, допускается прямо это проговорить. Например:

• «Я чувствую давление в вашем вопросе. Чего вы хотите на самом деле?»
• «Аргументируйте, коллега, пожалуйста, ваше эмоциональное мнение».
• «Я сделаю вид, что этого не слышал, и давайте вернемся к цели нашего разговора».

Важно установить факт проблемы в рамках делового разговора и напомнить участникам переговоров, что вы здесь собрались для конструктивного обсуждения.

Могут помочь телесные практики. Клинический психолог Харитонова советует дышать животом, выдыхать напряжение всем телом, по возможности подвигаться. Хотя бы немного сместитесь вправо-влево на стуле. А еще лучше посмотреть по сторонам, использовать скручивания в корпусе как разбивку состояния.

Если беседа превращается в обмен негативом, нужен перерыв. Хотя бы на 10 минут. Это не может пошатнуть тайминги, но поможет вернуть контроль над ситуацией.

Снизить риск эмоциональных взрывов поможет заблаговременная подготовка: изучите своего собеседника и узнайте, как он ведет переговоры. Если вы будете знать, например, что он привык давить на окружающих или цепляться за их триггеры, вы сможете заранее выработать стратегии отражения эмоциональных атак.

Практикуйте активное слушание

Переговоры — это диалог. Собеседники не просто озвучивают свои позиции, аргументы, а взаимодействуют друг с другом. Если одна из сторон выключается из диалога, это приводит к конфликтам, недопониманию. А в худшем случае и к срыву сделки.

Вести диалог — значит использовать активное слушание. Оно подразумевает внимательность к словам собеседника и к скрытым в них смыслах, построению своей речевой стратегии с учетом речи собеседника.

Даже если вы придерживаетесь жесткой стратегии переговоров и хотите продавить собеседника под свои условия, все равно стоит показать активное слушание, советуют эксперты. Оно позволяет оценить и прощупать ожидания и потребности второй стороны, которые можно использовать в своих интересах.

Не бегите с места в карьер

Переговоры подразумевают деловой разговор. Но сначала нужно настроить собеседника на общение и расположить к себе. «Начните с короткой беседы (small-talk): это поможет найти точки соприкосновения, создать благоприятную для серьезного разговора атмосферу», — советует эксперт по переговорам Анна Ковш.

Когда контакт налажен, стоит еще раз обговорить цели и задачи встречи, ее правила, актуальные вопросы. Это позволяет расставить рамки коммуникации и плавно перейти к сути встречи.

Создавайте хорошее впечатление, чтобы быть гораздо успешнее в переговорах. Люди любят строить бизнес с теми, кто им нравится.